VO Veghel bundelt Magister-omgevingen: Wat maakt het samenvoegen succesvol?
Wanneer het Fioretti College en het Zwijsen College in Veghel bestuurlijk samengaan onder de naam VO Veghel, komt al snel een belangrijke vraag op tafel: hoe brengen we twee aparte Magister-omgevingen samen tot één uniforme, toekomstbestendige basis? Mieke Kanters (hoofd leerlingadministratie VO Veghel) en collega Natalie van Summeren (applicatiebeheerder Magister) vertellen hoe zij dit traject hebben aangepakt en welke impact de keuze voor één Magister heeft op hun organisatie.
De aanleiding: één organisatie vraagt om één systeem
Beide scholen werkten al met Magister, maar ieder in een eigen omgeving. Dat zorgde voor dubbel werk, onnodige administratieve stappen en zichtbare grenzen die niet pasten bij de ambitie van één organisatie. Mieke vertelt dat het vooral lastig was bij leerlingen die doorstroomden van de ene locatie naar de andere: “We moesten leerlingen opnieuw invoeren, nummers aanmaken, instellingen kopiëren en realiseerden ons dat één systeem het proces een stuk eenvoudiger zou maken.”
“We moesten leerlingen opnieuw invoeren, nummers aanmaken, instellingen kopiëren en realiseerden ons dat één systeem het proces een stuk eenvoudiger zou maken.”
Ook voor docenten, ondersteunende teams en ICT werd de noodzaak steeds groter. Teamleden werkten al locatie-overstijgend, maar hun digitale werkomgeving bleef gescheiden. “Dat paste niet meer bij hoe we als organisatie wilden samenwerken,” vult Natalie aan.
Voorwerk als fundament: kleine stappen met groot effect
De daadwerkelijke fusie van de Magister-omgevingen vond plaats in 2024, maar het voorwerk begon al jaren eerder. VO Veghel startte met het harmoniseren van docentcodes, klassenstructuren, lesperiodes en administratieve afspraken. Natalie legt uit dat dit heel bewust was: “Als je daar niet op tijd mee begint, krijg je bij de technische fusie een enorme berg werk. Nu hadden we al heel veel verschillen weggewerkt, waardoor de basis klaar was voor samenvoeging.”
Dit bleek een van de belangrijkste succesfactoren. Zowel Mieke als Natalie benadrukken dat dit een belangrijke tip is voor andere scholen: begin op tijd en denk verder vooruit dan alleen het technische moment van samenvoegen.
Een strak en transparant traject samen met Magister
VO Veghel werd één van de eerste organisaties waarbij Magister zelf de volledige fusie uitvoerde. Dat verliep prettig en overzichtelijk. “Het was vanaf het begin duidelijk wie wat moest doen. We konden in een online omgeving precies zien welke stappen klaar stonden, wat onze taak was en wat Magister daarna weer oppakte,” zegt Mieke. “Dat gaf rust en structuur.”
“Het was vanaf het begin duidelijk wie wat moest doen. We konden in een online omgeving precies zien welke stappen klaar stonden. Dat gaf rust en structuur.”
De communicatie verliep soepel. Natalie: “De lijntjes waren kort. Als we vragen hadden, kregen we meestal dezelfde dag nog antwoord. Dat werkte echt heel fijn.”
Uitdagingen: timing en externe koppelingen
Toch was het traject niet zonder uitdagingen. De grootste zat in de timing van het startsein. “We zaten ineens midden in onze drukste periode van het jaar,” vertelt Natalie. “Daardoor hebben we een deel van het werk uiteindelijk in de zomervakantie moeten doen. Ook het koppelen van externe leveranciers vroeg aandacht. Niet alle partijen konden hun instellingen direct aanpassen aan de nieuwe, samengevoegde omgeving. “Dat kostte soms wat extra schakelen,” zegt Mieke, “maar uiteindelijk is alles goed gekomen.”
Het resultaat: helder overzicht en betere samenwerking
Nu de fusie compleet is, werkt VO Veghel vanuit één gezamenlijke Magister-omgeving. De voordelen zijn duidelijk merkbaar. Voorheen werden administratieve processen tweemaal ingericht — nu gebeurt dat nog maar één keer. “Dat scheelt zó veel tijd,” zegt Natalie. “We richten iets één keer goed in en het staat meteen voor beide locaties. Dat maakt ons werk echt overzichtelijker.”
Ook het leerlingbeeld is sterk verbeterd. Mieke legt uit dat leerlingwisselingen tussen locaties nu geen administratieve knip meer veroorzaken: “Je ziet in één oogopslag de hele schoolloopbaan. Voor docenten, zorgteams én ouders maakt dat het gesprek makkelijker.”
Daarnaast stimuleert de gezamenlijke omgeving meer samenwerking tussen teams. Door het samenvoegen van logboeken, absentiesystematiek en rapportages kwamen verschillen in werkwijze aan het licht. “Het gaf ons meteen de kans om processen te harmoniseren. Dat levert kwaliteitswinst op en zorgt ervoor dat we als organisatie nóg meer één geheel worden.”
Vooruitkijken: dit is pas het begin
Hoewel de fusie een grote mijlpaal is, zijn Mieke en Natalie duidelijk dat het hier niet stopt. Mieke zegt: “We zijn nu op een punt waarop de basis staat, maar die basis willen we verder doorontwikkelen. De kracht van één Magister benut je pas echt als je organisatiebrede processen structureel verbetert.”
“We zijn nu op een punt waarop de basis staat. We willen verder doorontwikkelen. De kracht van één Magister benut je pas echt als je organisatiebrede processen structureel verbetert.”
In de komende periode richt VO Veghel zich onder andere op het afronden van uniforme processen, zoals de harmonisatie van logboekitems en maatregelen. Ook willen ze meer doen met datakwaliteit en datagedreven werken. “We kunnen nu veel beter sturen op schoolbrede patronen,” zegt Natalie. “Dat biedt kansen om onze ondersteuning nóg beter te organiseren.”
Daarnaast wordt geïnvesteerd in het professionaliseren van medewerkers. Teams van beide locaties krijgen extra begeleiding om Magister optimaal te benutten en beter samen te werken vanuit één digitale basis.
Tot slot worden nieuwe functionaliteiten verkend. Van zorgprocessen tot oudercommunicatie en van planning tot toetsing: VO Veghel onderzoekt hoe de mogelijkheden van Magister hen verder kunnen ondersteunen. Natalie concludeert: “De samenvoeging was een enorme stap, maar het voelt vooral als een startpunt. Nu we één systeem hebben, opent dat allerlei deuren. Het geeft energie om verder te bouwen.”
En Mieke vult aan: “We merken dat Magister actief meedenkt in de volgende stappen. Dat vertrouwen maakt dat we met een goed gevoel vooruitkijken.”
“De samenvoeging was een enorme stap, maar het voelt vooral als een startpunt. Nu we één systeem hebben, opent dat allerlei deuren. Het geeft energie om verder te bouwen.”
Benieuwd wat één Magister voor jouw organisatie kan opleveren?
De ervaring van VO Veghel laat zien hoeveel rust, overzicht en samenhang een goed ingerichte Magister-omgeving kan brengen. Met de Magister Quickscan krijg je inzicht in hoe Magister binnen jouw school is ingericht, hoe het wordt gebruikt en waar processen slimmer en consistenter kunnen. Zo ontdek je concrete verbeterkansen die passen bij jullie organisatie en ambities.