Eerst begrijpen, dan bouwen

Eerst begrijpen, dan bouwen

Jeremy Thalen over UX bij Magister

Bij Magister draait alles om het ondersteunen van scholen, docenten en leerlingen bij hun onderwijs met ICT. Achter de schermen zorgt een gedreven team ervoor dat de software soepel, betrouwbaar en vooral gebruiksvriendelijk is. Eén van de drijvende krachten daarachter is Jeremy Talen, senior UX-designer. UX staat voor User Experience, oftewel de gebruikservaring van een product of dienst. UX-design richt zich op het begrijpen van de behoeften, verwachtingen en gedragingen van gebruikers, zodat software niet alleen functioneel is, maar ook prettig en intuïtief in gebruik. Met 17 jaar werkervaring in softwareontwikkeling weet Jeremy als geen ander hoe belangrijk het is om te luisteren, te observeren en te verbeteren. “Het gaat niet om mooie schermen,” zegt hij. “Het gaat erom dat mensen hun werk makkelijker kunnen doen.”

Van front-end developer naar UX-designer

Jeremy begon zijn loopbaan bij een klein webdesign bedrijf, waarna hij als front-end developer bij een zorgverzekeraar aan de slag ging. Al snel merkte hij dat hij niet alleen wilde programmeren, maar ook wilde begrijpen hoe mensen software gebruiken en hoe het beter kon. “Er was destijds niemand die zich écht bezighield met de gebruiker,” vertelt hij. “Dus ik schreef een visiedocument en kreeg de kans om die rol zelf op te pakken.” Toen iemand hem later tipte over een vacature bij Magister, was de stap naar UX-designer snel gezet.

“Het gaat niet om mooie schermen, het gaat erom dat mensen hun werk makkelijker kunnen doen.”

Het team en de kracht van samenwerking

Sinds het begin maakt Jeremy deel uit van een hecht UX-team, dat inmiddels bestaat uit designers en een user researcher. De user researcher onderzoekt hoe gebruikers, zoals docenten en leerlingen, het systeem gebruiken en wat ze nodig hebben, zodat het team de software kan verbeteren op basis van echt gedrag in plaats van aannames.

Samen ondersteunen ze verschillende ontwikkelteams en zorgen ze dat de gebruiker van Magister altijd centraal blijft staan. “We zijn geen onderdeel van het ontwikkelteam zelf,” legt Jeremy uit. “Juist daardoor kunnen wij ons volledig focussen op de gehele gebruikservaring en consistentie bewaken.”

Luisteren, observeren, verbeteren

Een groot deel van hun werk speelt zich af op scholen, waar het team gebruikers observeert in hun eigen werkomgeving. “We spreken alle soorten gebruikers: docenten, administratief personeel, zorgcoördinatoren. Soms zitten we letterlijk naast een conciërge om te zien hoe hij het systeem gebruikt. Daar leer je het meest van en zo krijgen we een completer beeld van het schoolproces,” vertelt Jeremy. “Wat mensen zeggen dat ze doen, klopt vaak niet met wat ze écht doen.”

“Wat mensen zeggen dat ze doen, klopt niet altijd met wat ze daadwerkelijk doen. Daarom doen we observaties.”

Een concreet voorbeeld is het ziekmeldingsproces in Magister MX, de vernieuwde webversie van Magister. Jeremy en zijn team bezochten hiervoor meerdere scholen om vóór het eerste lesuur mee te kijken bij het registreren van ziekmeldingen en te laatmeldingen. “We zagen dat medewerkers in lange lijsten moesten zoeken, filteren en typen in cellen van kolommen,” vertelt hij. “Nu laten we in één oogopslag zien welke leerlingen ziek zijn, hoe lang ze afwezig zijn en of er bijvoorbeeld een MAZL-indicatie geldt. Ook tonen we de verwachte ‘beter’-datum, zodat de leerlingenadministratie of verzuimcoördinator direct kan handelen. Dat haalt ruis weg en maakt het proces veel sneller,” zegt Jeremy. “Het is geweldig om te zien hoe blij mensen daarmee zijn.”

Testen vóórdat er gebouwd wordt

Jeremy benadrukt het belang van leren vóórdat er een regel code wordt geschreven. “We testen prototypes bij gebruikers voordat we iets bouwen. Dan zien we of ze er tevreden mee zijn, of waar ze juist tegenaan lopen. Hoe wordt het überhaupt ontvangen? We leren zo snel wat werkt en wat niet, en voorkomen dat we tijd besteden aan dingen die voor gebruikers niet functioneren.” Bij Magister MX hebben we dit bijvoorbeeld gedaan bij de plaatsing van knoppen. Hoe plaatsen we knoppen op een toegankelijke, logische plek? Deze input halen we van tevoren op bij de gebruiker. Vervolgens verzamelen we zowel intern als bij scholen feedback om mee te nemen in het re-design. Voor nieuwe gebruikers voelt het hierdoor veel intuïtiever.” Het team ontwikkelt stap voor stap met oog voor toegankelijkheid, consistentie en voorspelbaarheid.

Balans tussen eenvoud en flexibiliteit

Magister wordt dagelijks door heel veel gebruikers bij scholen gebruikt. Elk type gebruiker heeft zijn eigen wensen en werkprocessen. Jeremy vertelt dat de grootste uitdaging daarom ligt in het vinden van een balans tussen de gemene deler en de uitzonderingen. “Iedere school is uniek, maar veel administratieve taken komen overeen,” zegt hij. “Ons doel is de rode draad goed neer te zetten, met ruimte voor specifieke situaties waar dat nodig is.”

“Ons doel is de rode draad goed neer te zetten, met ruimte voor specifieke situaties waar dat nodig is.”

Kennisdelen en ontwikkelen

Binnen het UX-team wordt veel aandacht besteed aan kennisdeling en ontwikkeling. Elke week worden inzichten besproken. Ook volgen de teamleden regelmatig trainingen over bijvoorbeeld psychologie, ontwerprichtlijnen en samenwerking met ontwikkelaars. “We oefenen met onderzoekstechnieken om beter te begrijpen welk type gebruikersonderzoek het beste past bij verschillende scenario’s. Daarnaast zijn we vaak te vinden bij onderwijsbeurzen zoals IPON en NOT,” vult hij aan. “Daar krijgen we mee wat er speelt in het onderwijs, en dat vertalen we weer naar verbeteringen in Magister.” Jeremy vertelt dat scholen deze investering indirect merken: “We zorgen dat we werken volgens de laatste inzichten en richtlijnen op het gebied van UX en gebruiksvriendelijkheid. Zo blijven we scherp en kunnen we innovaties vertalen naar verbeteringen die echt waarde toevoegen.”

Toekomst van UX bij Magister

Vooruitkijkend ziet Jeremy dat de rol van UX-design in de ontwikkeling van Magister verder zal gaan groeien. Zijn ambitie: een systeem dat zo gebruiksvriendelijk is dat het bijna onzichtbaar wordt. “UX moet vanzelfsprekend zijn,” zegt hij. “Gebruikers hoeven het niet te merken, behalve dat hun werk makkelijker gaat en ze geen frustratie ervaren.”

Na zeven jaar kijkt hij met trots terug. Wat begon als een kleine, onbekende rol is uitgegroeid tot een onmisbare schakel binnen de organisatie. “We worden nu echt gezien als sparringpartner bij elk ontwerp. Het mooiste compliment is wanneer gebruikers zeggen dat de software echt helpt en tijd bespaart. Dat is het bewijs dat luisteren naar de gebruiker het verschil maakt.”

“Het mooiste compliment is wanneer gebruikers terugkoppelen dat de software echt helpt en tijd bespaart.”